مدیریت را می‌توان مهم‌ترین بخش هر تیم و کسب و کاری دانست. در یک کار گروهی هر یک از اعضای تیم مانند چرخ دنده‌هایی هستند و عملکرد صحیح آنها برای پویایی کل تیم و دستیابی به یک نتیجه مطلوب ضروری است. با این وجود وظیفه مدیر تیم، نظارت بر عملکرد و همگام‌سازی حرکت این چرخ دنده‌ها است. یک تصمیم صحیح و به موقع و اتخاذ یک هدف مناسب می‌تواند موفقیت‌های شگفت‌انگیزی را برای یک تیم به ارمغان آورد. در سمت دیگر اگر یک مدیر از وظایف خود و اصول یک مدیریت صحیح آگاه نباشد، کل تیم هزینه اشتباهات ناشی از این موضوع را خواهند پرداخت. در این مطلب قصد داریم تا به معرفی اصول پنجگانه مدیریت پرداخته و نگاه دقیق‌تری به وظایف مدیریت بپردازیم. با ما تا انتهای این مقاله همراه باشید.
وظایف و اصول پنجگانه مدیریت
اهمیت بالای مدیریت باعث شده تا نظریه‌ها و دسته‌بندی‌های مختلفی برای آن تعریف شود. هنری فایول یکی از معروف‌ترین نظریه پردازان این حوزه بوده و اصول پنجگانه مدیریت وی ازجمله مشهورترین طبقه‌بندی‌های مدیریتی است. به عقیده فایول «مدیریت شامل پیش‌بینی و برنامه‌ریزی، سازماندهی، فرماندهی و کنترل می‌شود.» لیتر گیولیک نیز با تفسیر این نظریه، اصول پنجگانه مدیریت را به صورت برنامه‌ریزی، سازماندهی، استخدام، هدایت و کنترل تعریف می‌کند. در ادامه به شرح هر یک از این پنج اصل خواهیم پرداخت.
۱- برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی مبنای وظایف هر مدیری است. هر مدیری باید توانایی تجسم یک چشم‌انداز از آینده و اتخاذ تصمیمات و حرکات صحیح برای آن را داشته باشد. در واقع برنامه‌ریزی یک تصمیم‌گیری از قبل برای چگونگی، چیستی و همچنین زمان انجام کارها است. این قسمت از اصول پنجگانه مدیریت همچون پلی است که وضعیت موجود یک تیم و کسب و کار را به قسمت مورد نظر خود متصل می‌کند. برنامه‌ریزی به شدت نیازمند حل مسئله و تصمیم‌گیری بوده و شامل شناسایی قدم به قدم برای حرکت و رسیدن به یک هدف مورد انتظار می‌شود. بنابراین برنامه‌ریزی را می‌توان یک تفکر منظم در مورد روش‌ها و ابزار دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده دانست. برنامه‌ریزی دقیق برای مدیریت صحیح منابع انسانی و غیرضروری بسیار اساسی است. با رعایت این اصل می‌توان از حالات ناخوشایندی چون سردرگمی، عدم اطمینان، ریسک و همچنین اتلاف منابع جلوگیری کرد.
۲- سازماندهی
دومین قسمت از اصول پنجگانه مدیریت شامل جمع‌آوری منابع فیزیکی، مالی و انسانی را در کنار یکدیگر و ایجاد یک روابط سازنده در میان آنها به منظور دستیابی به اهداف سازمانی می‌شود. به عقیده هنری فایول «سازماندهی یک کسب و کار به معنای فراهم کردن هر چیز مفید یا کاربردی همانند مواد اولیه خام، ابزار، سرمایه و یا کارکنان است.» سازماندهی یک کسب و کار نیازمند تعیین و تأمین منابع انسانی و غیرانسانی متناسب با ساختار سازمانی آن کسب و کار است. همچنین سازماندهی به عنوان یک فرآیند شامل موارد زیر می‌شود.
- شناسایی فعالیت‌ها
- طبقه‌بندی و گروه‌بندی فعالیت‌ها
- تخصیص وظایف
- تفویض اختیارات و ایجاد مسئولیت در کارکنان
- ایجاد تناسب میان قدرت و روابط
۳- استخدام
این بخش از اصول پنچگانه مدیریت به ایجاد ساختاری برای تیم و سازمان و حفظ این ساختار ایجاد شده تمرکز دارد. در سال‌های اخیر دلایلی همچون پیشرفت‌های فناوری، رشد ابعاد تجارت، پیچیدگی رفتارهای انسانی و دلایل متعدد دیگر باعث شده تا کارمندان و اعضای یک تیم از اهمیت بیشتری برخوردار شوند. هدف اصلی استخدام قرار دادن یک شخص صحیح برای انجام یک مسئولیت مرتبط و مناسب است. به بیان دیگر این بخش استخدام و به کارگیری نیرو شامل مدیریت ساختار سازمان از طریق انتخاب مناسب و موثر افراد و همچنین ارزیابی آنها به منظور مقایسه با طرح‌های مورد نظر برای ساختار کلی می‌شود. در حالت عمومی استخدام و عضو گیری را می‌توان به صورت زیر تقسیم‌بندی کرد:
- برنامه‌ریزی برای نیروی انسانی( ارزیابی و تخمین توانایی اعضا و انتخاب گزینه‌های مناسب برای قرار گرفتن در موقعیت‌های صحیح)
- استخدام و انتخاب عضو و تخصیص وظایف
- آموزش و توسعه
- تعیین حقوق و پاداش
- ارزیابی عملکرد
- ارتقا درجه و انتقال اعضا
۴- هدایت و فرماندهی
هدف اصلی از هدایت و فرماندهی، کارآمدتر کردن فعالیت‌های یک تیم و سازمان و هدایت آن به سمت اهداف کلی است. در واقع سه بخش قبلی( برنامه‌ریزی، سازماندهی و استخدام) به عنوان پیشنیاز و آماده‌سازی به شمار رفته و حرکت اصلی سازمان و تیم به سمت اهداف در این بخش از اصول پنجگانه مدیریت شکل می‌گیرد. هدایت و رهبری جنبه غیر شخصی هر مدیریتی است که به صورت مستقیم با تأثیرگذاری، راهنمایی، نظارت و همچنین ایجاد انگیزه در کارمندان و اعضای تیم سر و کار دارد. هدایت تیم همانند نظارت دقیق بر عملکرد و ارتباطات هر یک از بخش‌ها چه در سطح فردی و چه در سطح سازمانی با یکدیگر است. این قسمت را می‌توان در چهار بخش زیر خلاصه کرد:
- نظارت: این بخش شامل نظارت بر عملکرد هر بخش توسط اعضای مافوق آنها می‌شود. افراد مافوق باید به تماشای عملکرد اعضای زیردست خود نشسته و در صورت لزوم به راهنمایی و هدایت فعالیت‌های آنها بپردازند.
- انگیزش: به معنای الهام‌بخشی، تحریک و تشویق اعضا برای انجام یک فعالیت مرتبط با کار است. انگیزش می‌تواند به شیوه‌های متفاوتی نظیر انگیزش مثبت، منفی، مادی و یا غیرمادی انجام گیرد.
- رهبری: به معنای قرار گرفتن در کنار سایر اعضای تیم و هدایت آنها( به سبکی متفاوت با مدیریت و ریاست) است.
- ارتباطات: فرآیند انتقال اطلاعات، تجربه، نظرات و غیره از شخصی به شخص دیگر در داخل تیم است. ارتباطات به عنوان پلی برای رسیدن به یک درک و فهم مشترک عمل می‌کند.
۶ مهارت کلیدی رهبری که موفقیت شما را تضمین می‌کند
۵- کنترل
کنترل به معنای فرآیند سنجش موفقیت و حرکت تیم بر مبنای معیارها و اهداف تعیین شده و اصلاح انحرافات برای تضمین دستیابی به هدف نهایی و مورد انتظار است. هدف از کنترل، تضمین حرکت مطابق با استانداردهای از پیش تعیین شده است. در یک سیستم کارآمد می‌توان از طریق کنترل، انحرافات آینده را شناسایی و از وقوع آنها پیشگیری کرد. بر این اساس مراحل فرآیند کنترل به این صورت تعریف می‌شوند:
- برقراری عملکرد در حالت استاندارد
- اندازه‌گیری عملکرد واقعی
- مقایسه عملکرد واقعی با حالت استاندارد و ایده آل برای یافتن انحرافات احتمالی
- اصلاح انحرافات
مدیریت اصولی، موفقیت تضمین شده
در این مطلب سعی داشتیم تا به شرح و بررسی وظایف و اصول پنچگانه مدیریت بپردازیم. با رعایت دقیق این اصول کلی می‌توان تفاوت‌های بسیاری در سرنوشت و روند پیشرفت یک تیم و یا یک کسب و کار رقم زد. امیدواریم با مطالعه این مطلب به نکات و راهنمایی‌های مورد نیاز خود در مسیر مدیریت دست یافته باشید. آیا پیش از این با این اصول آشنا بوده و یا تجربه‌ای از هر یک از بخش‌های آن دارید؟ نظرات خود را با ما و سایر کاربران به اشتراک بگذارید.
