تعداد ساعات در طول روز برای همه ما ثابت است، اما کمیت و کیفیت انرژی موجود در بدن مان چطور؟ طبیعتا هدف از مدیریت زمان افزایش بهره وری در محیط کار و یا به طور کلی در زندگی است. همه ما احتمالا یک آشنایی کلی با مدیریت زمان داریم. ایجاد لیستی از کارهای در دست اقدام، اولویت بندی آنها و زمان بندی برای انجام هر کدام از آن فعالیت ها.
اما کافی است به هر دلیلی تمرکز ما در حین انجام آن کارهای زمان بندی شده به هم بخورد. زمان که همه برنامه های خود را بر اساس آن چیده ایم از دست می رود و ما می مانیم و لیستی از کارهای انجام نشده یا نصفه و نیمه مانده. مخصوصا در دهه اخیر که پیوند گوشی های همراه با شبکه های اجتماعی و پیام رسان ها، بیشتر از هر زمان دیگری تمرکز کردن بر روی کارها را برای ما سخت کرده اند.
افزایش بهره وری در محیط کار با مدیریت انرژی
مشکل اساسی کار در ساعات بیشتر این است که زمان یک منبع تجدیدناپذیر است. اما داستان انرژی فرق می کند. انرژی شخصی ما چهار بعد دارد، که قرار است الان با آنها آشنا شویم:
۱) انرژی فیزیکی: این یکی از همه بدیهی تر است. خوابیدن، خوردن و تمرینات ورزشی و استراحت کردن در طول روز همگی باعث انرژی گرفتن و سرحال شدن می شوند.
۲) انرژی عاطفی: این یکی بیشتر به کیفیت انرژی ما بر می گردد. عواطف و احساسات ما تاثیر مستقیم بر بهره وری ما خواهند داشت. آگاه بودن به احساسات خود در طول روز قدم اول برای مدیریت آن است. نحوه دم و بازدم آرام و عمیق و یا انجام مدیتیشن یا حتی قدردانی از همکاران از مواردی هستند که باعث افزایش سطح انرژی عاطفی ما می شوند.
۳) انرژی ذهنی: این مورد بیشتر به نحوه تمرکز و توجه ما بر می گردد. تغییر توجه از یک کار به کار دیگر باعث مصرف بیشتر انرژی و یادگرفتن نحوه مدیریت توجه، باعث بهبود سطح این نوع انرژی می شود. معمولا ما انجام چندین کار با هم را یک توانایی مثبت می دانیم در حالی که این اشتباه است. ظرفیت توجه ذهنی ما محدود است و باید در هر لحظه معطوف به یک کار خاص باشد.
۴) انرژی معنوی: این مورد شاید کمی مرموزتر به نظر بیاید. اما این انرژی، انرژی معناها و هدف هاست. اگر کاری که انجام می دهید واقعا برای شما مهم باشد، احساس انرژی مثبت می کنید. زمانی این انرژی را در خود احساس می کنید که کاری که انجام می دهید در راستای ارزش ها و باورهایتان است. چه چیزی برای شما اهمیت دارد؟ می خواهید چه کسی باشید؟ چگونه از شما یاد شود؟ چه چیزی در زندگی تان در اولویت است؟ پاسخ این سوالات را کشف کنید.
انرژی بخش باشید
در پژوهشی که راب کراس و اندرو پارکر انجام دادند، دریافته بودند افرادی که به دیگران انرژی می دهند، خودشان بهره وری بالاتری در انجام کارها پیدا می کنند. اما چیزی که باید حواسمان به آن باشد این است که انرژی بخشی به معنی خود را سرگرم کننده، کاریزماتیک یا مشتاق نشان دادن نیست. بلکه، به این معنی است که خودتان را تمام و کمال در تعامل با دیگران قرار بدهید. در واقع خوب گوش دادن، حضور کامل و ایجاد تعامل بیشتر با همکارانتان باعث می شود افزایش بهره وری در محیط کار را به معنای واقعی تجربه کنید.
عوامل انرژی زا و انرژی زُدای خود را بشناسید
مثلا ممکن است شنیدن مشکلات موجود در کار انرژی را از شما بگیرد. به جای شنیدن مشکلات می توانید از همکارنتان ایده هایی برای رسیدن به یک راهکار بخواهید.
اگر رفتن به مهمانی های خویشاوندی انرژی را از بدنتان به در می کند. این حق شماست که طوری زندگیتان را مدیریت کنید که جواب بهتری از آن بگیرید.
با حفظ عوامل انرژی زا و حذف عوامل انرژی زدا در زندگی، فرصتی برای افزایش بهره وری در محیط کار به خود می دهید.
انرژی خود را شبیه یک بازیگر حرفه ای مدیریت کنید
به نظرتان نوازندگان، هنرپیشگان و شطرنج بازهای حرفه ای این کار را چگونه انجام می دهند؟ پروفسور اندرس اریکسون (K. Anders Ericson) با تیمش در این زمینه اطلاعات جالبی به دست آورده اند. در واقع اکثر حرفه ای ها، یک بازه زمانی ۹۰ دقیقه ای تمرکز کامل می کنند و بعد از آن یک فرصت بازیابی انرژی به خودشان می دهند. این فرصت بازیابی می تواند با خوردن یک چای، گپ زدن با همکار یا کمی قدم زدن سپری شود.
کار دیگری که حرفه ای ها انجام می دهند، تغییر وعده های غذایی کم ولی سنگین به وعده های غذایی بیشتر ولی سبک است. مثلا هر سه ساعت یک وعده سبک ریتم مناسبی به حساب می آید.
تکرار چرخه “تمرکز در یک بازه زمانی و وقفه بازیابی به دنبال آن” و تغییر کمیت و کیفیت وعده های غذایی، بهره وری شما را در محیط کار به طور چشمگیری افزایش می دهد.
مواظب باشید یک ربات حرفه ای نشوید
خودتان باشید. تلاش برای بودن مثل کسی که نیستید، انرژی را از شما می گیرد. درمقابل ممکن است فکر کنید اگر خود واقعی تان باشید ممکن است بهره وری لازم را نداشته باشید. اما در واقع، به جای جنگیدن با خودتان (و در این میان جنگیدن با نقاط مثبت خودتان) تلاش کنید از آنها استفاده کنید. در این صورت می بینید که به جای مصرف انرژی، انرژی پنهان خود را آزاد می کنید.
نحوه داستان سرایی شما خیلی مهم است
واقعیت یک چیز است و نحوه تفسیر ما از واقعیت چیز دیگری است. معمولا وقتی یک حس ناخوشایند به ما دست می دهد. بیشتر از آن که به خود اتفاق ربط داشته باشد به نحوه برداشت و تفسیر ما از آن اتفاق بستگی دارد. آدم‌هایی که خیلی راحت حس خود را مثبت می‌کنند یاد گرفته‌اند چگونه داستان رخدادها را برای خودشان تغییر دهند.
یک راه موثر برای تغییر داستان ها، نگاه به آنها از طریق سه عینک متفاوت است.
- اولین عینک، عینک وارونه بینی است. با این عینک افراد معمولا از خود می پرسند، اگر بقیه در این شرایط باشند چه می گویند؟ و به چه نحوی ممکن است حق با آنها باشد.
- عینک دوم، عینک بلند مدت بینی است. شش ماه دیگر در این مورد نظرم چه خواهد بود؟
- و با عینک همه جانبه بینی افراد می پرسند، صرف نظر از نتایج حاصل از این موضوع، چگونه می توانم چیزی از آن یاد بگیرم و باعث رشد خود شوم؟
استفاده از این سه نوع عینک هم تاثیری جدی در افزایش بهره وری در محیط کار خواهند داشت.
حرف آخر را از تونی شوارتز بشنویم
چیزی که در ادامه می خوانید نظر تونی شوارتز، مدیر اجرایی پروژه انرژی و نویسنده کتاب “در همه چیز عالی باش” در مورد افزایش بهره وری در محیط کار است. او می گوید به نظر می رسد یک قرارداد ضمنی بین سازمان ها و کارمندانشان است که هر کدام تا جایی که می توانند از دیگری کار بکشند و بدون نگاه به عقب ادامه دهند. او معتقد است این به طور تضاد آمیزی خود را شکست دادن است. هر دو طرف، یعنی کارمندان و سازمان ها دارند برای خودسوزی تلاش می کنند تا خودسازی.
کارمندان به طور فزاینده ای احساس گناه می کنند و سوخته می شوند و سازمان ها هر روز درگیر آموزش نیروی های جدید و جایگزینی آنها با نیروهای قبلی هستند و هزینه زیادی در این راه می دهند.
تونی شوارتز یک قرارداد جدید صریح و نه ضمنی پیشنهاد می دهد که به نفع هر دو طرف است. سازمان ها در همه ابعاد زندگی کارمندانشان سرمایه گذاری کنند تا به آنها کمک کنند ارزش های خود را بیابند و حفظ کنند. در مقابل کارمندان با ارائه همه انرژی چهار بعدی خود در انجام کارهای روزانه با بهره وری بالا پاسخ دهند.
