در دنیا کمتر کسی پیدا می‌شود که آرزو و رویا در سر نداشته باشد. رویا برای همه آزاد است. اما راه رسیدن به خواسته‌ها ساده نیست. شما در صورتی موفق به رسیدن به رویاهایتان خواهید شد که به آن‌ها به چشم یک هدف نگاه کنید. اهداف شما همان چیزهایی هستند که برای رسیدن به آن‌ها تلاش می‌کنید. در واقع شما ممکن است رویاهای شخصی داشته باشید، اما تا زمانی که برای رسیدن به آن‌ها قدمی برندارید، در واقع آن‌ها اهداف شما نیستند. اما آیا رسیدن به اهداف ساده است؟ مسلماً خیر. برای رسیدن به هدف باید انگیزه و تلاش داشته باشید. باید توصیفی مشخص از خواسته‌تان داشته و به سمت آن حرکت کنید. اما این حرکت چگونه باید باشد؟ مسلماً نمی‌شود بدون برنامه برای انجام کاری اقدام کرد، برای همین بهتر است تا شما با محبوب‌ترین روش های برنامه ریزی آشنا باشید که قصد داریم در این نوشته ۳ روش محبوب را با هم بررسی کنیم.
خیلی از افراد فکر می‌کنند، برنامه‌ریزی وقت آدم را می‌گیرد. اما اینطور نیست. برنامه‌ریزی درست و اصولی به مسیر ذهنی شما و کارهای روزانه‌تان جهت می‌دهد. با این حال بسیاری از برنامه‌ریزی‌ها با شکست مواجه می‌شوند. در زیر ابتدا در این مورد صحبت کرده و سپس شناخته‌شده‌ترین روش های برنامه ریزی را برایتان به طور کامل معرفی کرده‌ایم.
دلایل شکست برنامه‌ریزی
ممکن است در مواردی برنامه‌ریزی با شکست مواجه شود. اما این شکست نشانه مفید نبودن برنامه‌ریزی نمیباشد. در ادامه چند مورد را که باعث شکست برنامه‌ریزی می‌شوند، با هم بررسی می‌کنیم:
انتظار بیش از حد از خود داشتن در برنامه ریزی
آیا شما هم جزو کسانی هستید که در برنامه خود همواره کارهای زیادی را برای خود در نظر می‌گیرید؟ یکی از ایرادهای اساسی که در بسیاری از برنامه‌ها دیده می‌شود، این است که افراد در برنامه‌ریزی انتظاراتی بیش از توان‌شان از خود دارند. برنامه باید معقول و منطقی نوشته شود. یک برنامه خوب شامل تمام چیزهایی است که برای داشتن زندگی سالم به آن‌ها نیاز دارید.
مشخص نکردن الویت‌ها
معمولاً در برنامه‌ریزی‌های روزانه بعضی کارها وجود دارند که اهمیت بیشتری دارند. اما بسیاری از افراد هنگام انجام کارهای روزانه بدون توجه به اهمیت کارها، آن‌ها را انجام می‌دهند. در نتیجه در آخر روز ممکن است، کاری را که بسیار مهم بوده انجام نداده باشند.
برای تعیین هدف باید به چه نکاتی توجه کرد؟
اما قبل از هرچیزی بهتر است یک دید کلی از اینکه چگونه باید هدف‌تان را تعیین کنید، به دست آورید. برای اینکه بتوانید اهداف بهتری را وضع کنید، می‌توانید از روش SMART استفاده کنید. در این روش برنامه‌ریزی اهداف شما باید دارای ۵ ویژگی باشند:
- Specific: معین
اهداف خود را به صورت صریح و مشخص معین کنید. این اهداف می‌توانند ماهانه، سالانه یا در هر بازه زمانی که خودتان می‌خواهید، باشند.
- Measurable: قابل اندازه‌گیری
منظور از قابل اندازه‌گیری بودن این است که شما بتوانید تعیین کنید که چقدر به سمت اهداف خود پیش رفته‌اید. به عنوان مثال شما می‌خواهید تا آخر ماه یک کتاب ۳۰۰ صفحه‌ای را به اتمام برسانید. در روز دوازدهم تنها ۳۰ صفحه از آن را مطالعه کردهاید. با یک تناسب ساده متوجه می‌شوید که شما فقط ۱۰ درصد از کار را پیش برده‌اید.
- Attainable: قابل دستیابی
شما باید اهدافتان را طوری انتخاب کنید که دسترسی به آن منطقی و معقول باشد. اهداف شما نباید بلندپروازانه باشند.
- Realistic: واقع‌بینانه
شما باید هنگام تعیین اهداف خود واقع‌بین باشید و با توجه به توانایی‌ها و شرایط موجود اهدافتان را تعیین کنید.
- Timely: زمان‌بندی شده
اهداف شما نباید صرفاً جملاتی بر روی کاغذ باشند. اهداف باید باید قابل زمان‌بندی شدن باشند. شما باید یک تقویم تخمینی زمانی برای اهدافتان داشته باشید و در بازه‌های مشخص زمانی برای کنترل میزان پیشرفت خود به این تقویم مراجعه کنید.
عادت به اکنون: برنامه‌ی استراتژیک برای غلبه بر به تعویق انداختن کارها
محبوب‌ترین روش های برنامه ریزی
برنامه‌ریزی برای انجام کارها یک روش ندارد. روش های برنامه ریزی گاهی از هم بسیار متفاوت هستند. شما باید با توجه به توانایی خود و نیز با بررسی‌های خود یک روش را انتخاب کنید. البته ممکن است گاهی چند روش را امتحان کنید تا بهترین روش را بیابید. در ادامه ما روش های برنامه ریزی که معمول هستند را معرفی کرده و با هم مقایسه خواهیم کرد. برای اینکه بدانید بهترین روش برای شما کدام است تا آخر مقاله همراه ما باشید.
۱) روش برنامه‌ریزی به روش نویل مدورا
روش برنامه‌ریزی نویل مدورا یکی از ساده‌ترین و در عین حال کاربردی‌ترین روش‌های برنامه ریزی است. این روش به درد هر کسی می‌تواند بخورد. در این روش ساده ۴ گام اساسی برای برنامه ریزی برداشته می‌شود. این ۴ گام به ترتیب عبارتند از:
- مشخص کردن تمام کارهایی که در طول یک روز باید انجام داده شود.
- اولویت بندی کارها و نوشتن آن‌ها به ترتیب اولویت بر روی کاغذ
- تغییر ترتیب اولویت‌ها در صورت نیاز هنگام شروع روز
- انجام کارهای مشخص شده تا پایان روز
این نوع برنامه ریزی یکی از ساده‌ترین و آشناترین انواع روش های برنامه ریزی است. همانطور که گفته شد، یکی از دلایل شکست برنامه‌ریزی‌ها عدم توجه به اولویت‌ها است. در این روش کارها به ترتیب اولویت‌هایشان نوشته می‌شوند و در نتیجه از همان ابتدا سراغ کارهای مهم خواهید رفت. یکی از مسائلی که در این نوع برنامه‌ریزی باید به آن توجه کنید این است که؛ در این نوع برنامه‌ریزی تمام کارهایی که قرار است انجام دهید، حتی زمان‌های استراحت خود را نیز باید یادداشت کنید. این نوشتن به شما این امکان را می‌دهد تا ذهن خود را در جهت کارهای همان روز هدایت کنید و فکرتان به سمت کارهای دیگری که برای روزهای دیگر مشخص کردهاید، پرت نشود.
۲) برنامه‌ریزی به روش بولت ژورنال
اگر دنبال روش های برنامه ریزی بوده باشید و یا حتی به فروشگاه‌های لوازم‌التحریر و کتاب سر زده باشید، حتماً نام بولت ژورنال را شنیده‌اید. برنامه‌ریزی به روش بولت ژورنال اثری از رایدر کارول است که در سراسر جهان بسیار پرفروش شده است. رایدر کارول در کتاب خود، ابتدا روش‌هایی علمی برای برنامه‌ریزی صحیح معرفی کرده و سپس روش استفاده از دفتر بولت ژورنال را توضیح می‌دهد. بولت ژورنال یکی از بهترین روش های برنامه ریزی است که به شما کمک می‌کند تا حواس‌پرتی‌هایی خود را حداقل کنید.
بولت ژورنال هرج و مرج و حواس‌پرتی‌های موجود در زندگی شما را به سیستمی کارآمد تبدیل می‌کند بولت ژورنال به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهید. این دفتر برنامه‌ریزی به شما کمک بسیاری در رسیدن به اهداف شخصی و حرفه‌ای‌تان می‌کند. یکی از خوبی‌های بولت ژورنال این است که دفتر برنامه‌ریزی است که کاملاً برای شما شخصی‌سازی شده است. کارهای روزانه، ماهانه، یادداشت‌ها، هدف‌های بلندمدت و موارد دیگر با تمامی جزئیات و به صورت کاملاً شخصی سازی شده در این دفتر نوشته می‌شود. در بولت ژورنال امکان بررسی تمام عادات حتی عادت خواب نیز وجود دارد. استفاده از بولت ژورنال به عنوان یکی از تأثیرگذارترین روش های برنامه ریزی در سال‌های اخیر شناخته شده است.
استراتژی های مدیریت زمان برای استفاده هرچه بیشتر از لحظات زندگی!
۳) برنامه‌ریزی به روش GTD
برنامه‌ریزی به روش GTD یکی از ساده‌ترین و در عین حال کاربردی‌ترین روش‌های برنامه ریزی شناخته می‌شود. این مدل برنامه‌ریزی روشی مفید برای دستیابی به بازده بالا در زندگی است. این روش یکی از بهترین روش های برنامه ریزی در محیط‌های کاری نیز شناخته می‌شود. در برنامه‌ریزی به این روش فرقی نمی‌کند که چه کاری می‌خواهید انجام دهید، ولی باید ۵ مرحله زیر را برای داشتن برنامه مناسب طی کنید:
اهداف و قوانین خود را مشخص کنید: در حالت کلی هنگام برنامه‌ریزی اولین سؤالی که باید از خود بپرسید این است که چرا می‌خواهید این کار را انجام دهید و در واقع هدف شما از انجام این کار چیست؟ تعریف یک هدف مشخص هم یک گام منطقی است و هم اینکه فواید قابل‌توجه‌ای را با خود دارد. این کار به شما این امکان را می‌دهد تا چارچوبی برای تصمیم‌گیری‌های خود در نظر بگیرید. در مورد منابع مورد نیاز فکر کنید، تمرکز خود را بالا برده و خلاقیت خود را به کار گیرید. مشخص کردن اهداف و کارها شامل تمام کارهایی است که می‌خواهید انجام دهید. هنگامی که برای اولین بار می‌خواهید اهدافتان را مشخص کنید، یک یا دو ساعت وقت بگذارید تا به هر آنچه که نیاز دارید یا باید انجام دهید، فکر کنید. یک ایده برای اینکه بتوانید همه اهدافتان را روی کاغذ بیاورید این است که؛ بخشی از زندگی خود را انتخاب کرده و شروع به نوشتن همه اهداف خود در این بخش زندگی‌تان بکنید.
- شفاف سازی کنید: پس از اینکه چند ساعت را صرف نوشتن اهداف خود کردید، نوبت به این سؤال می‌رسد که حالا باید چه کاری کنید؟ حال در واقع نوبت به اولویت‌بندی رسیده است. اما ممکن است در این مرحله دچار سردرگمی شوید. لذا چند مورد را برای نتیجه‌گیری بهتر در نظر بگیرید:
- لیست خود را مرتب و یک به یک بنویسید.
- برای هر موردی که نوشته‌اید این سؤال را از خود بپرسید: آیا انجام این کار عملی است؟ اگر جواب‌تان به این سؤال مثبت نیست، یا آن را دور بیندازید و یا آن را برای آینده نگاه دارید.
- گام‌های خود را برای رسیدن به اهدافتان بنویسید: دانستن این که شما باید برای رسیدن به خواسته‌هایتان، کاری انجام دهید کافی نیست. شما باید تعیین کنید که دقیقاً باید چه اقداماتی در راستای رسیدن به هدف‌تان انجام دهید. یکی از کارهایی که باید در این راستا انجام دهید، نوشت لیست TO DO ( کارهایی که باید انجام شود ) است. شما لیستی ار اقدامات لازم برای رسیدن به هدف خود را باید بنویسید. به کمک این لیست خواهید دانست که چه اقداماتی را باید گام به گام انجام دهید.
- هر کاری که انجام آن کمتر از ۲ دقیقه طول می‌کشد را به بعداً موکول نکنید.
- سازماندهی کنید: نوشتن لیست اقدامات لازم همه کارها نیست. شما باید کارها را سازماندهی کرده و نظم دهید. به عنوان مثال اگر برای پروژه شرکتی کار می‌کنید باید بین اقدامات و افرادی که باید آن‌ها را انجام دهند نظم ایجاد کنید.
- بازخورد بگیرید: حال شما پس از طی ۳ مرحله با لیستی از اقدامات روبه‌رو هستید که منظم بوده و اولویت‌بندی شده‌اند. کارهایی را که برای آینده در نظر گرفته‌اید گوشه‌ای بگذارید و به اولویت‌های اول خود توجه‌تان را معطوف کنید. شما در اینجا لیستی از اقدامات یک روزه خود را تنظیم می‌کنید و آخر هر هفته به بررسی کارهایی که انجام داده‌اید می‌پردازید. این بررسی به شما کمک می‌کند تا بازده خود را به دست آورید. همچنین توصیه می‌شود تا هفته‌ای ۳۰ دقیقه به بررسی کلی اقدامات آینده خود پرداخته و باز اولویت‌بندی‌هایتان را تنظیم کنید. این کار به این دلیل صورت می‌گیرد که در صورت تغییر اولویت‌هایتان بتوانید دوباره برنامه خود را تنظیم کنید. علاوه بر بررسی هفتگی‌ای، توصیه می‌شود تا روزانه ۵ دقیقه وقت گذاشته و کارهای آن روزتان را بررسی کنید.
- اولویت‌های بعدی‌تان را بررسی کنید: پس از رسیدن به نتایج اولیه نوبت به اولویت‌های دیگرتان می‌رسند. به این ترتیب شما با لیستی منظم از اولویت‌هایتان روبه‌رو هستید که می‌توانید در هر مرحله گام‌هایتان را مشخص کنید.
نرم افزار مدیریت کارهای روزانه: معرفی بهترین گزینه‌ها (+ لینک دانلود مستقیم)
مقایسه سه روش برنامه ریزی
حال که هر سه نوع از بهترین روش های برنامه ریزی آشنا شدید، بیایید تا مقایسه‌ای در این زمینه انجام دهیم.
نویل مدورا مناسب برای برنامه‌ریزی‌های روزانه
روش نویل مدورا شاید ساده‌ترین روش باشد. این روش برای برنامه‌ریزی‌های روزانه مناسب است. در این روش چندان خبری از افق‌های بلندمدت نیست.
روش GTD روشی جامع‌تر نسبت به سایر روش‌ها
در طرف دیگر روش GTD روشی جامع‌تر است. شاید بتوان گفت که از روش نویل مدورا می‌توان در بخش برنامه‌ریزی‌های روزانه GTD استفاده کرد.
بولت ژورنال روشی جذاب و دوست داشتنی
اما در این میان شاید خاص‌ترین و منحصربفردترین روش برنامه‌ریزی به روش بولت ژورنال باشد. دفتر بولت ژورنال کاملاً شخصی‌سازی شده و مختص خودتان است. انعطاف بیشتری در این برنامه وجود دارد. این روش از برنامه‌ریزی کاملاً برای برنامه‌ریزی فردی مناسب است.
با توجه به این توضیحات، شما کدام یک از این روش‌ها را مناسب خود می‌دانید؟
